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Acessibilidade em eventos: entenda com o que você precisa se preocupar

Todo evento precisa ser acessível. É de extrema importância pensar em como a pessoa com alguma deficiência terá uma experiência positiva em todo seu evento, do começo ao fim, podendo fazer parte de todo o conteúdo e sentindo-se confortável em estar presente.

Quando falamos de acessibilidade, as soluções mais usadas nos vem a mente. A marcação no chão para que o deficiente visual consiga se locomover por toda a estrutura do evento sem qualquer dificuldade, rampas e elevadores para aqueles que utilizam cadeira de rodas, um tradutor no telão que transmite as mensagens em libras para os deficientes auditivos. Envolve tudo e isso e muito mais.

Nesse post vamos abordar essas e outras coisas que você precisa se preocupar quando quiser pensar em um evento acessível para os mais comuns tipos de deficiência.

É possível fazer adaptações no local?

Essa é a primeira pergunta que deve ser feita ao pensar em um evento acessível. Não adianta você possuir várias ideias de implementação no papel se a estrutura do local não permite mudanças. No momento que estiver procurando, essas considerações são importantes. Mas se preferir, alugue locais já estruturados, com rampas, marcações no chão, cadeiras para obesos, cadeiras com espaço para cadeirantes.

É possível fazer inscrição online?

Hoje em dia a maioria dos eventos já utilizam da internet para facilitar as inscrições, mas vale reforçar a relevância que isso tem para aqueles que não conseguem ir até o local somente para comprar o ingresso pois possuem mobilidade reduzida, por exemplo.

A divulgação atende a todos os públicos?

Quando estiver fazendo seu planejamento, precisa se fazer essa pergunta. Procure divulgar em vários meios e plataformas. Meios digitais, audiovisuais, gráficos e áudios são excelentes maneiras de atingir todos os públicos.

Se você começar dessa maneira, estará no caminho certo e quando as pessoas virem que o evento se preocupou em “falar” com elas também, saberão que o evento em si também terá estrutura para recebê-las.

Possui credenciamento com fila preferencial?

É preciso dar prioridade para pessoas com deficiência no setor de credenciamento dos participantes. Muitos precisam sentar rapidamente e ficar em pé na fila por muito tempo pode ser um fator influenciador para desistência, ou mesmo uma experiência ruim logo no início.

A sinalização está adequada?

Placas com letras legíveis, cores chamativas e lugares fazem uma grande diferença para quem tem uma deficiência visual. Há vários eventos em que a sinalização é mal feita, isto é, está em local escondido ou não é iluminada adequadamente. No escuro a visualização fica ainda mais complicada, portanto, a placa deve ser pensada para isso.

Você sabia que ao proporcionar mais acessibilidade, você investe na diversidade?

Pois é. Você estará incluindo os nichos menores e não vai fazer a diferença somente dentro do seu segmento como vai trazer também para seus clientes e participantes que você se realmente se preocupa com a experiência positiva que o evento pode proporcionar para cada um ali presente.

Dê o exemplo no seu segmento, se ainda ninguém pensou em um evento desse porte, você pode ser o primeiro! Todo mundo tem que começar de algum lugar, e infelizmente alguns esperam alguém fazer primeiro, então tome a iniciativa!

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Vantagens de utilizar credenciais para organização dos eventos

Planejar um evento requer atenção aos mínimos detalhes para tudo sair exatamente como o planejado. A credencial é um objeto pequeno mas que faz toda a diferença na hora de organizar seu evento. Ela serve para muitas coisas que vão além do objetivo de distinguir o público, do pessoal que trabalha no evento.

Como muitas pessoas nem imaginam o tamanho de sua importância, nesse post falaremos de algumas vantagens de ter credenciais em seu evento. Confira:

  • Tornam o evento mais profissional

Deixa o evento mais bonito, padronizado e principalmente, com um ar profissional.

É legal escolher cores diferentes para cada categoria do evento para facilitar o trabalho dos seguranças, que conseguirão ver com mais facilidade onde cada categoria pode circular e chamar atenção caso seja necessário. Isso mostra um planejamento e organização da parte dos produtores do evento.

  • Auxiliam na organização

Como falamos no tópico anterior, a personalização da credencial de acordo com o setor do colaborador também é uma estratégia que facilita a organização. É muito mais fácil separar os setores quando são personalizados com cores e desenhos diferentes para cada um. Dessa maneira, identificar quem faz o que se torna simples.

  • Divulgam seu evento de forma gratuita

Sempre que as pessoas publicarem fotos no seu evento, as credenciais estarão presentes, ou seja, divulgação gratuita e eficaz! Procure personalizar as credenciais do seu evento com as cores da sua empresa para chamar mais atenção, se conseguir aplicar um design diferenciado é ainda mais interessante.

Para isso, é recomendado que o cordão para o crachá tenha slogan ou logo da empresa para dar uma incrementada na credencial.

  • São mais baratas que outros meios de identificação

Camisas, bonés e outros meios de identificação são legais mas costumam ser mais caros que as credenciais. Elas são fáceis e práticas de confeccionar, além de bem resistentes, ou seja, como duram bastante, ainda podem ser reutilizadas em eventos posteriores.

  • Protegem as áreas restritas

As áreas que o público não devem entrar ficam muito mais protegidas quando os seguranças conseguem identificar de forma simples quem está trabalhando no evento.

Qual tipo de credencial usar?

Todas devem conter nome, o resto é de acordo com o seu gosto e praticidade que quer para o seu evento.

  • Credencial com QR Code

As credenciais com QR code são importantes pois aceleram a captura de leads, já que ao escanear o código, é possível pegar todas as informações (preenchidas previamente) do visitante, de forma bem rápida. Isso ajuda você a divulgar seu próximo evento, pedir um feedback do que já passou e até mesmo ouvir sugestões e críticas.

  • Credencial com foto

A credencial com foto também é uma ótima opção, pois facilita para o segurança, que vai conseguir fazer uma espécie de “cara, crachá”.

As duas opções juntas são perfeitas para reforçar a segurança e evitar tumultos. Vale experimentar!

Com essas vantagens você não vai esquecer de fazer as credenciais para o seu evento! Gostou do post? Fique ligado em nossas redes sociais para ficar por dentro de tudo que postamos!

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Como criar um evento sustentável

A preocupação com a preservação da natureza e dos recursos naturais aumenta a cada dia. 

A população cada vez mais informada e ciente da importância desses recursos para seres vivos e para a Terra como um todo, tem cobrado medidas sustentáveis às empresas. 

Ações simples como utilizar o mínimo de folha de papel, menos copo plástico, implementar coleta seletiva e sacolas sustentáveis, fazem a diferença no planeta.  Apesar do aumento da consciência ambiental, não podemos negar que a maior parte dos eventos e atividades internas causam um impacto negativo desnecessário no meio ambiente, devido ao enorme consumo de água e energia, geração de resíduos e outras coisas..

Mas como criar um evento sustentável? Sabemos que é um desafio, mas separamos umas dicas que vão facilitar seu planejamento na hora de tornar o seu evento eco friendly.

Infraestrutura do evento 

Se o evento ocorrer durante o dia, o ideal é que seja ao ar livre para utilizar luz natural. Caso a iluminação seja necessária, opte pelo uso de lâmpadas de LED, pois são econômicas e reduzem até 80% do uso de energia. 

Outra opção bastante interessante é o uso de sensores no banheiro, assim, não corre o risco de alguém esquecer a luz acesa e estará sempre apagada quando ninguém estiver usando. 

Consumo consciente de água 

Coloque avisos de economia no banheiro e em todo lugar que tenha acesso a água. Dê preferência a torneiras automáticas e a produtos biodegradáveis. Também é importante fugir do uso de copos descartáveis para servir as bebidas. 

Reaproveitamento e descarte correto 

Ao fazer a limpeza no pré e no pós evento, é importante utilizar produtos biodegradáveis,  que não são derivados de petróleo.

Além de diminuir a geração de resíduos, é importante necessário planejar o que será feito com ele após o evento. A coleta seletiva é uma escolha simples e que funciona bem.

Disponibilize opções de transporte

Escolha um lugar acessível e que seja fácil de chegar de transporte público. Ao possibilitar a utilização desses meios de transporte para chegar a um evento, você reduz o número de carros e, consequentemente, a emissão de diversos poluentes.

Investimento em comunicação virtual 

Economia de papel como falamos no início do post é uma ação pequena, mas que faz uma enorme diferença. 

Venda de ingressos, envio de convite, flyers, tudo isso pode ser feito de maneira econômica para você e para o planeta. Todos esses tipos de impressos conseguem ser utilizados da melhor maneira no meio virtual também. 

Lembrancinhas ecológicas 

A lembrancinha é importante para que você mostre para o seu convidado que é possível sim fazer um evento todo sustentável. Há várias ideias: cadernos feitos de materiais reciclados, eco bags, porta retratos e até sementes e mudas.

 

E aí, o seu próximo evento vai ser sustentável? Essas dicas facilitam o seu planejamento e o que você precisa fazer é executá-las. Vamos ajudar preservar os recursos que ainda temos e investir na conscientização! Fique ligado nas redes sociais da Agenda de Marketing para mais posts como esse!

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Você sabe qual a diferença entre cenografia, ambientação e decoração em eventos?

Essa é uma dúvida que ocorre até em quem já trabalha com eventos há muito tempo. É necessário que tanto o organizador quanto o cliente saibam o que é cenografia, ambientação e decoração, para que estejam na mesma página e isso não resulte em erros em um futuro. 

Vamos entender a diferença entre eles? 

Cenografia 

A cenografia é um termo bastante utilizado na arquitetura e anda de mãos dadas com ela na organização de um evento. É organizar o espaço com o objetivo de criar ambientes com estruturas exclusivas e que tenham alguma função (cenários de madeiras, tapumes, palco, espaço para camarote). Se você pensar na estrutura de uma peça de teatro, por exemplo, você entende o que é cenografia. Pensando em eventos, espaços promocionais, estandes em feiras e showrooms podem servir como exemplo.

Ambientação

É a experiência do convidado. É o que o faz mergulhar em um ambiente único e vivenciar cada momento do seu evento. Despertar cada emoção, sentimento e comportamento. A ambientação envolve a música, cores, decorações, luzes, disposição dos produtos e outras coisas. 

Na hora de elaborar essa etapa, é importante que você pense em como surpreender seu convidado. Seja espalhando uma fragrância peculiar ou luzes e sons que combinam com o produto ou tema do evento. A criatividade está liberada!

Decoração em eventos

A decoração deve ser extremamente focada no tema do seu evento. Sendo assim, varia de acordo com cada propósito, por exemplo, se o intuito do evento é uma aproximação dos líderes e seus funcionários, é ideal que seja em um local mais descontraído. 

Copos, talheres, toalha de mesa, tudo isso está incluso em decoração. Por exemplo, o tema for Halloween é bom procurar tendências que tem a ver com ele. Também é hora de aguçar sua criatividade!

Qual dos três devo escolher para o meu evento?

Você pode escolher um ou todos. O que define qual desses precisa de uma atenção maior é a proposta do evento. Seguindo o exemplo do tema de Halloween, que graça teria sem a decoração? 

Por outro lado, se você fizer a cenografia, ambientação e decoração trabalharem juntas, pode ter certeza que vai potencializar seu evento de uma maneira incrível e inesquecível. Mas lembre-se que também depende do orçamento, então seja cuidadoso ao abordar isso com o seu cliente!

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Dicas para fazer um checklist eficiente e não se perder na organização de um evento

Para começar uma tarefa, o checklist é sempre importante. E na organização de eventos não é diferente. Checklist é uma lista de checagem que tem como objetivo verificar os mínimos detalhes e diminuir as chances de erros na hora de executar o planejamento do seu evento.

Caso não faça um checklist para seguir, é provável que o planejamento do seu evento vire uma grande confusão. Porém, quando é feito e seguido de maneira correta, tudo flui melhor, inclusive os imprevistos que venham a acontecer, pois podem ser contornados mais facilmente.

Separamos umas dicas de como fazer um checklist eficaz para auxiliar no planejamento e organização do seu evento:

  • Não use muitas palavras

O intuito aqui é não ter textos muitos grandes, quanto menos palavras melhor. Você deve ser conciso para que possa ocorrer uma rápida visualização do checklist, coloque apenas o principal. 

  • Organize em grupos 

Ainda economizando nas palavras, separe o evento por categorias/segmentos. Como a criação de um evento tem várias etapas, a divisão por categorias facilita a busca. Por exemplo, caso você esteja resolvendo algum tópico específico é mais fácil de achar se souber onde procurar. 

  • Dê prioridade ao que é mais importante

Como no planejamento de qualquer outra coisa, há aquelas funções que são consideradas urgentes e outras não. Portanto, você deve pensar em qual é a prioridade e colocar como primeiro item do checklist. Assim, a lista ficará com o que é urgente primeiro e por último, o que é sem urgência e pode ser resolvido depois. 

  • Não pule itens do checklist

Como visto no tópico anterior, os itens urgentes vêm na frente. Qual o propósito do checklist se você ficar pulando item? Nenhum. Principalmente se pular de um item urgente para outro que não tem necessidade de ser resolvido aquele momento.

O que não pode faltar no checklist do seu evento?

  • Nome do evento
  • Local, data, hora 
  • Ambiente
  • Cronograma
  • Funcionários e suas respectivas funções
  • Entrada e saída de funcionários
  • Perfil do público participante
  • Materiais que vão ser utilizados
  • Recursos financeiros

E muito mais! Essa foi uma listinha básica dos principais tópicos que devem ser levados em consideração na hora de organizar um evento, mas não significa que não tenham muitos outros para acrescentar. Cada evento deve ter seu checklist personalizado, que variam de acordo com o tamanho, público, expositores e outros.

Gostou do post? Fazer um checklist ficou muito mais fácil com essas dicas! Acompanhe nossas redes sociais e não perca nenhuma publicação!