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Dicas para fazer um checklist eficiente e não se perder na organização de um evento

Para começar uma tarefa, o checklist é sempre importante. E na organização de eventos não é diferente. Checklist é uma lista de checagem que tem como objetivo verificar os mínimos detalhes e diminuir as chances de erros na hora de executar o planejamento do seu evento.

Caso não faça um checklist para seguir, é provável que o planejamento do seu evento vire uma grande confusão. Porém, quando é feito e seguido de maneira correta, tudo flui melhor, inclusive os imprevistos que venham a acontecer, pois podem ser contornados mais facilmente.

Separamos umas dicas de como fazer um checklist eficaz para auxiliar no planejamento e organização do seu evento:

  • Não use muitas palavras

O intuito aqui é não ter textos muitos grandes, quanto menos palavras melhor. Você deve ser conciso para que possa ocorrer uma rápida visualização do checklist, coloque apenas o principal. 

  • Organize em grupos 

Ainda economizando nas palavras, separe o evento por categorias/segmentos. Como a criação de um evento tem várias etapas, a divisão por categorias facilita a busca. Por exemplo, caso você esteja resolvendo algum tópico específico é mais fácil de achar se souber onde procurar. 

  • Dê prioridade ao que é mais importante

Como no planejamento de qualquer outra coisa, há aquelas funções que são consideradas urgentes e outras não. Portanto, você deve pensar em qual é a prioridade e colocar como primeiro item do checklist. Assim, a lista ficará com o que é urgente primeiro e por último, o que é sem urgência e pode ser resolvido depois. 

  • Não pule itens do checklist

Como visto no tópico anterior, os itens urgentes vêm na frente. Qual o propósito do checklist se você ficar pulando item? Nenhum. Principalmente se pular de um item urgente para outro que não tem necessidade de ser resolvido aquele momento.

O que não pode faltar no checklist do seu evento?

  • Nome do evento
  • Local, data, hora 
  • Ambiente
  • Cronograma
  • Funcionários e suas respectivas funções
  • Entrada e saída de funcionários
  • Perfil do público participante
  • Materiais que vão ser utilizados
  • Recursos financeiros

E muito mais! Essa foi uma listinha básica dos principais tópicos que devem ser levados em consideração na hora de organizar um evento, mas não significa que não tenham muitos outros para acrescentar. Cada evento deve ter seu checklist personalizado, que variam de acordo com o tamanho, público, expositores e outros.

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